如何將 G Suite 郵件匯出到 Gmail 帳號

前幾天 Google 宣布以下「公告」：

如果您使用的是舊版 G Suite (免費版)，則必須升級至 Google Workspace 付費訂閱，才能繼續使用服務。自 2022 年 7 月 1 日起，Google 將停止供應舊版 G Suite (免費版)

此公告的重點如下：

• 如要保留服務和帳戶，需升級至 Google Workspace，才不會造成服務中斷
• 升級後，可享有至少到 2022 年 7 月 1 日的免付費優惠
• 2022 年 7 月 1 日之後如未付費，Google Workspace 訂閱將遭到停權
• 停權 60 天後，將無法再使用 Google Workspace 核心服務，例如 Gmail。

這項變更帶來的影響非常之大，如果你的 G Suite 帳號用來處理商業事務，重要往來郵件都在這個帳號裡面的話，就必須考慮付費升級，否則生意都不用做了。 若一直不理會這件事的話，最終停權後會導致該帳號 Gmail 無法使用、不能收發郵件，甚至想要將郵件匯出都沒辦法。 本站也有一個郵件使用 G Suite 自訂網域功能，由於使用量沒那麼大，付費的充足要件還不太夠。那麼如果不打算付費的話，無論將來做什麼決定，目前第一要務就是將 G Suite 帳號的郵件匯出備份到他處，以免將來來不及處理。 本篇會分享 G Suite 匯出郵件到 Gmail 帳號的心得，並說明一些郵件自訂網域替代方案該考慮的地方。 (圖片出處: pexels.com)

一、搬到免費自訂網域信箱服務

G Suite 郵件該搬到哪裡的確很頭痛，以下提供一些替代方案，及判斷的思路。 1. 免費自訂網域信箱根據「阿力獅 FB 社團討論串」，推薦的免費自訂網域信箱有：

• ZOHO Mail：不需要 SMTP、POP3、IMAP4 等傳統電子郵件通訊協定
• Yandex Mail：俄國，需要 SMTP、POP3、IMAP4 等傳統電子郵件通訊協定

2. Improvmx 信箱別名服務根據這篇「讓你用個人Gmail也可以擁有免費又專業的自訂網域信箱」，介紹了一個免費的 Improvmx 信箱別名服務：

• 不需搬到其他免費郵件服務，可使用現有的 Gmail 進行設定
• 一個網域有 5 個郵件帳號的免費額度
• 一天有 500 封郵件的免費額度

3. 自訂網域免費信箱的考量直接說結論，我認為 G Suite 郵件要搬走的話，第一首選還是搬到其他 Gmail 帳號，原因及需要的考量點如下：

• 其他服務是否有中文介面？功能、操作是否能快速上手？
• 垃圾郵件過濾功能是否能比得上 Gmail？(我個人使用過的 Yahoo、Hinet 郵件垃圾信實在慘不忍睹)
• 將來這些免費服務如果開始收費，且費用比 Google Workspace 還高時，是否知道如何把郵件從該服務搬走？

如果以上這幾點沒有 100% 把握的話，我認為放在 Gmail 才是最好的決定。 同時前面提到的 Improvmx 服務可解決 Gmail 自訂網域信箱的問題，之後我也會分享一篇如何不靠第三方服務，直接在 Gmail 郵件設定自訂網域的技巧。

二、Gmail 匯出郵件流程

這裡先說明一下 Gmail 匯出郵件的流程與原理，G Suite 郵件本質上也是 Gmail 郵件，但細部設定會不一樣，之後再詳細說明 G Suite 郵件如何處理，若不想看這一段也可直接跳到「三、G Suite 郵件匯出到 Gmail 帳號流程」。 Gmail 匯出操作步驟請參考官網文件「查看其他帳戶的電子郵件」：

• 步驟 1：(這裡設定要匯出的帳號)
  • 在其他帳戶中變更設定 → 其他 Gmail 帳戶，按照步驟操作即可
• 步驟 2：(這裡設定要匯入的帳號)
  • 變更 Gmail 設定 → 按照步驟操作
  • 做完就會發現輸入 G Suite 帳號密碼無效，也連不上郵件伺服器，因為 G Suite 要填入的設定完全不一樣
• 伺服器拒絕 POP3 存取：
  • 找到這個區塊，查看到連不上郵件伺服器時要如何處理，跟 G Suite 有關的處理方式列在下面
  • 如果 G Suite 帳號使用兩步驟驗證，那麼輸入的密碼必須是「應用程式密碼」
  • G Suite 帳號「POP 伺服器」部分中輸入 pop.gmail.com，然後將通訊埠設為 995。
  • 還是無法登入帳戶，建議開啟「低安全性應用程式存取權」，可能還必須「停用安全碼或人機驗證功能」

三、G Suite 郵件匯出到 Gmail 帳號流程

以下根據前面官網文件提到的操作步驟，以及錯誤排除方法，來展示 G Suite 郵件匯出到 Gmail 帳號流程。 1. 設定要匯出的 G Suite 帳號

• 在電腦上登入匯出郵件的 G Suite 帳戶
• 按右上方「設定」圖示 →「查看所有設定」
• 按「轉寄和 POP/IMAP」分頁標籤
• 在「POP 下載」部分中，選取「對所有郵件啟用 POP 功能」
• 在「當郵件以 POP 存取後」旁邊選取「在收件匣保留 Gmail 的副本」
• 按底部的「儲存變更」

2. 設定要匯入的 Gmail 帳號

• 在電腦上登入用來匯入郵件的 Gmail 帳戶
• 按右上方「設定」圖示 →「查看所有設定」
• 按「帳戶和匯入」分頁標籤
• 「查看其他帳戶的郵件」→ 按「新增郵件帳戶」
• 輸入 G Suite 電子郵件地址 → 按「繼續」
• 從我的其他帳戶匯入電子郵件 (POP3) → 按「繼續」

參考上圖：

• 使用者名稱：填入 G Suite 電子郵件地址
• 密碼：填入 G Suite 帳號密碼(但很有可能失敗，處理方法之後說明)
• POP 伺服器：填入 pop.gmail.com
• 通訊埠：選 995
• 勾選「擷取郵件時，一律使用安全連線 (SSL)」
• 按「新增帳戶」

如果「新增帳戶」成功的話，之後的選項很容易判斷，不用特別說明。 失敗的話會轉圈圈等待很久，並顯示「伺服器拒絕存取」之類的提示文字，以下進行錯誤排除。 3. 處理「伺服器拒絕存取」

• 兩階段驗證：
  • 如果你的 G Suite 帳號使用兩步驟驗證，那麼輸入的密碼必須是「應用程式密碼」而非帳號密碼
  • 請依照官網說明「使用應用程式密碼登入帳戶」→ 依照步驟取得應用程式密碼後，在前面的步驟「密碼」之處輸入即可
• 低安全性應用程式存取權：
  • 如果取得「應用程式密碼」有困難的話，建議暫時先取消兩階段驗證，等郵件都移轉成功後，再恢復兩階段驗證
  • 同時官方建議開啟「低安全性應用程式存取權」，這樣前面的步驟「密碼」之處，輸入 G Suite 帳號密碼就能成功

4. 等待郵件匯入以上設定成功之後，接下來需要等待很長的時間，如果郵件很多的話，有可能要幾個小時才能全部匯入。 不放心的話可以隔一段時間到收件匣查看，會看到郵件慢慢匯進來的過程。

四、自訂網域

Gmail 郵件自訂網域的作法，本篇已經有一個替代方案。但是依靠第三方免費服務總是難以讓人放心，什麼時候服務會收起來都很難說。 下一篇會再詳細說明 Gmail 郵件如何設定，可以模擬出自訂網域的效果，讓寄信、收信都能顯示自訂網域郵件網址：

• Gmail 自訂網域的技巧﹍寄信與收信顯示更專業的商務郵件信箱